Los diez errores de un departamento de calidad

1. Falta de comunicación en el departamento de calidad

Es posible que sea uno de los aspectos más importantes dentro de un departamento con varias personas, más si somos líder de ese departamento, la correcta comunicación es fundamental, evitando malentendidos o desinformación, que tarde o temprano va a resultar en tareas sin finalizar o errores en las mismas

Las posibles soluciones son varias:

• – Conocer los canales de comunicación: visual, auditivo, kinestésico, tanto interdepartamental como con otros departamentos.
• – Conocer los valores/generación de los integrantes del equipo: tener en cuenta tanto al más experimentado como al recién llegado. Todos aprendemos de todos.
• – La formación del personal, tanto sin experiencia como experimentados, el objetivo es potenciar las capacidades para llegar a ser especialistas.
• – Definir funciones y responsabilidades de cada integrante del departamento.

2. Pasividad o falta de iniciativa del técnico de calidad

¿A qué nos referimos? A esperar que me manden o me digan qué hacer. Esto ocurre muchas veces por miedo y la desconfianza en uno mismo, ya sea por sentirse inferior o por temor a represalias.
Posibles soluciones:

• – Intentar anticiparnos a las necesidades de clientes u otros departamentos, conociendo sus prioridades, necesidades, siendo una persona proactiva.
• – Ser transparente en las acciones y sobre todo ante errores cometidos. La honradez y transparencia son aspectos valorados por los compañeros y superiores.
• – Pedir ayuda si es necesario. Si nos asignan tareas que se escapan de nuestra experiencia y conocimiento se debe acudir a nuestros superiores o departamento de RRHH para solicitar formación o cualificación y poder realizar más correctamente las tareas asignadas.

3. Falta de comunicación de prioridades

Parecen palabras insignificantes, pero tienen un gran poder y una repercusión.

Nuestro concepto de prioridad puede ser diferente del de nuestro superior o compañeros a la hora de encargarnos una tarea.

Solución: Establecer siempre plazos límites, y si es posible, plazo deseable de entrega del trabajo o tarea encomendada, lo que nos asegurará podernos organizar tareas de acuerdo a las necesidades.

4. No supervisar las tareas de los compañeros

Las prisas o el propio estrés hace que a veces, no revisemos suficientemente los trabajos realizados (por ejemplo, en informes, procedimientos…). Esto hace que además de perder el doble de tiempo, nuestros superiores cambien su percepción de nuestra labor.

La solución es muy simple: recordemos cuando estábamos en el colegio y el profesor nos ponía una cruz en rojo.

El planteamiento es el mismo, destacar los cambios necesarios o las tareas de importancia y revisar las veces que sea necesario el trabajo final.

5. El inglés es importante en calidad

Se trata de una debilidad más habitual de lo que pensamos. Ya hemos comentado anteriormente la necesidad de conocimiento de idiomas, y más en departamentos de empresas internacionales. Es cada vez más común la importación o exportación entre países, las auditorías de terceros, proveedores de fuera de nuestro país…

Como posibles soluciones:

• – Formación: ya sabemos que los idiomas si no se practican, se olvidan. Una opción es ponernos retos de niveles (B1, B2, C1…). Muchas empresas están colaborando en este aspecto con ayudas e incluso clases en las propias instalaciones para los trabajadores.
• – Estancias en el extranjero: siempre es buena opción en nuestra época de estudiante, pero hay posibilidad de realizarlas como trabajador e incluso están incluidas en algunos planes formativos como “cursos intensivos”.
• – Traductores: Contar con un traductor experto siempre es buena opción, pero ojo con las palabras técnicas del sector a la hora de acuerdos o consultas…
• – Lectura, mucha lectura: el entrenamiento y la práctica de idiomas es necesaria, pero según los sectores las expresiones pueden cambiar totalmente. A día de hoy tenemos disponible cantidad de información y documentación oficial en idiomas como el inglés, que pueden ayudarnos a la práctica

6. Falta de polivalencia o ganas de aprender

No debemos anquilosarnos en nuestras funciones y trabajos habituales. Debemos demostrar nuestra polivalencia y capacidad para el desarrollo de nuevas tareas, para así poco a poco ascender en el departamento.

Algunas ideas:

• – Desarrollo de plan formativo o carrera profesional: con la ayuda de RRHH establecer unos objetivos de formación para algunos trabajadores con la idea de aumentar su potencial y exprimir sus cualidades en puestos de mayor responsabilidad.
• – Polivalencia programada: aprovechar espacios de tiempo en los que se pueda para que compañeros del departamento, o becarios, para realizar y potenciar su desarrollo de trabajo en funciones diferentes a las habituales.

7. Trabajar en calidad y visitar poco PRODUCCIÓN

Muchos compañeros coinciden en que no pueden abarcar tanto como deberían.

Poco personal y mucho trabajo resulta en descuidar, por ejemplo, el control de calidad en fábricas (controles, toma de muestras, documentación incompleta…), incluso desde producción a veces necesitan ayuda del departamento de calidad y no siempre se está lo suficientemente presente. Esto finalmente, conlleva a errores y problemas, falta de información, llegando a ocurrir que desde el departamento de calidad se desconocen procedimientos o fases de producción.

¿Cómo solucionarlo?

• – Desarrollando un plan formativo a nivel de los procedimientos productivos: todo el personal, desde laboratorio, calidad, sostenibilidad y por supuesto, dirección, será consciente de los procesos, etapas, productos, llevados a cabo en producción.
• – Contrastar información y no precipitarnos: ante reclamaciones, control de etiquetado, control de alérgenos… en relación con fases de producción, asegurarnos dentro de planta, de los procesos de producción, teniendo en cuenta los diferentes factores (personal, materias primas, maquinaria, turnos…) y contrastar todos los eslabones. Si existen discrepancias de versiones o incoherencias, ponerlo en manos de la directiva

8. Falta de planificación/organización

Como comentábamos anteriormente, las prisas o el estrés pueden hacernos que estemos como “pollo sin cabeza” y a más personal, más descontrol y desorganización.

¿Cómo evitarlo?

• – Realización de reuniones semanales/periódicas, tal y como promueve la metodología LEAN de mejora continua. En estas reuniones se ve cómo va evolucionando proyectos y tareas diarias, qué problemas y necesidades se plantean y el cómo buscamos solución; reuniones mensuales/trimestrales para evaluar resultados y comparar a más largo plazo.
• – Utilizar herramientas de gestión del tiempo: donde se tipifiquen tareas y subtareas y el personal que las lleva a cabo y el tiempo de realización. Además, el uso de herramientas colaborativas de gestión de tareas para asignar proyectos y actividades a colaboradores internos y externos centralizándolo en una sola herramienta (Trello, Asana, Google Calendar…)

9. Buscar el culpable de la no conformidad

Buscar erróneamente culpables tanto a personal como departamentos es un acto que tensa situaciones y produce malos entendidos.

La solución pasa por saber explicar ante dichas situaciones de equivocación o error (reclamaciones, no conformidades…) la importancia de las mismas al personal involucrado y conseguir con ellos averiguar la causa raíz del problema, para evitar que suceda en el futuro, adoptando para ello medidas de mejora.

10. No saber «vender»

Así es, nos toca vender y mucho… ¿el qué?

• Necesidad de RRHH para nuestro departamento, incluso para otros departamentos, y llegar así a las exigencias a nivel legal, calidad de producto, proveedores, clientes…
• Plan analítico para garantizar la higiene de nuestras instalaciones
• Necesidad de material y/o instalaciones adecuadas. Modificación de instalaciones, nuevos proyectos para mejora…
• Inversión en I+D+IT.
• Necesidades formativas del personal de calidad (nuevos estándares de calidad, legislación, procedimientos) y de otros departamentos (Limpieza y desinfección, sostenibilidad, cultura de la inocuidad…)

Para todo ello debemos tener un buen argumento de ventas, tener claras las necesidades y ventajas que obtendremos si las solucionamos, no solo a nivel de departamento, sino para la empresa en general. Hacer que nos vean y nos escuchen desde dirección.